Ga naar de hoofdinhoud

Declaraties & onkosten - Alles voor je onkosten op één plek

Geen papieren bonnetjes meer, geen achterstallige declaraties en geen onduidelijke regels. Je medewerkers dienen hun onkosten snel in via een mobiele app of desktop.

Jij krijgt automatisch een gestandaardiseerd overzicht, controleert via goedkeuringsflows en boekt rechtstreeks in je boekhouding. Alles op één plek, volledig in lijn met fiscale regels - én inzichtelijk voor HR, finance en teamleads.

Declareren kan zoveel makkelijker

Snel geregeld, volledig inzichtelijk

Onkostennota’s zijn er altijd, maar het proces erachter is niet altijd even duidelijk. facturen en bonnetjes komen via allerlei kanalen binnen, regels verschillen per team en het overzicht raakt snel zoek. Dat kan efficiënter, sneller én duidelijker voor iedereen.

  • Declaraties komen via mail, Excel of losse tools
  • Bonnetjes worden ingediend op verschillende manieren
  • Niet altijd duidelijk wat wel of niet gedeclareerd mag worden
  • Formulieren missen info of zijn lastig te controleren
  • Veel tijd kwijt aan handmatige controle en verwerking

Wat je wint met Qobee

Van het indienen van een factuur tot de uiteindelijke boeking: alles verloopt via één overzichtelijke flow. Medewerkers declareren eenvoudig via mobiel of desktop, goedkeuringen verlopen automatisch, en HR en finance hebben altijd inzicht in de status. Geen losse bonnetjes, geen onduidelijke regels, maar een vlot en betrouwbaar proces dat voldoet aan de fiscale eisen. Minder handwerk, minder vragen, meer rust en grip.

Ben je benieuwd naar alle functionaliteiten?

Declareren waar en wanneer je wilt

Medewerkers dienen hun kosten makkelijk in via desktop of mobiel. Een foto maken van het bonnetje, invullen en versturen - het kan in een paar klikken.

Geen losse facturen meer

Alle onkosten en bijlagen worden centraal opgeslagen in Qobee. Je hebt altijd een volledig overzicht, zonder dat je hoeft te zoeken in e-mails of mappen.

Altijd volgens de regels

Declaraties worden automatisch getoetst aan je instellingen én aan fiscale wetgeving. Zo voorkom je fouten en discussies achteraf.

Vlotte goedkeuring via vaste flows

Elke declaratie volgt automatisch het juiste pad voor goedkeuring, afhankelijk van bijvoorbeeld bedrag, type of team. Jij hoeft er niet meer achteraan.

Inzicht per medewerker, team of periode

HR, teamleads en finance krijgen realtime inzicht in ingediende en goedgekeurde onkosten. Dat helpt bij budgetbeheer én bijsturen.

Automatisch verwerkt in je boekhouding

Na goedkeuring worden de onkosten zonder extra werk geboekt in je administratie. Foutloos, snel en volledig geïntegreerd.

Fiscaal verantwoord corrigeren

Soms overschrijdt een declaratie het maximaal toegestane bedrag. Met Qobee kun je dit direct bijsturen. Declaraties zijn aanpasbaar binnen vastgelegde grenzen – natuurlijk mét goedkeuring – zodat je vergoedingenbeleid én de fiscale regels altijd gevolgd worden.

Uitbetaling via eigen HR-flow

Na goedkeuring worden onkosten niet alleen geboekt, maar ook direct voorbereid voor uitbetaling aan de medewerker. Dankzij een aparte HR-betalingsflow is het hele proces, van bonnetje tot betaling, volledig afgedekt binnen één oplossing.

Voor organisaties waar medewerkers zelf declaraties indienen

Voor wie werkt Qobee

Qobee is er voor organisaties waar declaraties uit allerlei hoeken komen: van teams op verschillende vestigingen tot collega’s in het veld. Denk aan dienstverleners met veel mobiele medewerkers, waar onkosten dagelijks worden gemaakt. Je wilt een duidelijk proces: geen handwerk of onduidelijke regels, maar een snelle, overzichtelijke en foutloze afhandeling. Daar waar medewerkers declareren, zorgt Qobee voor structuur en grip, voor zowel de indiener als finance en HR.

  • Medewerkers dienen zelf declaraties in
  • Onkosten komen binnen via mail, papier of apps
  • Bonnetjes raken kwijt of komen te laat binnen
  • Fiscale regels worden niet altijd gevolgd
  • Finance en HR missen overzicht of structuur
Qobee - Declaraties & onkosten - Alles voor je onkosten op één plek
"Declaraties lijken klein, maar vragen vaak veel uitzoekwerk. Met Qobee stroomlijn je dat proces volledig. Medewerkers dienen in via hun mobiel, jij houdt overzicht en boekt automatisch. Minder gedoe voor iedereen."

Ruud Pessers

Implementatie consultant bij Qobee

Klaar om structuur te brengen in declaraties?

Heb je vragen, wil je even sparren of gewoon weten of Qobee iets voor jullie is? Neem dan contact met ons op. We luisteren graag, denken mee en geven eerlijk advies.

Let's get in touch!Contact opnemen met ons?

Neem dan even contact op en we horen elkaar snel!