Alle functionaliteiten voor een gestroomlijnd inkoop- en financeproces

Qobee is een modulair financieel ERP-platform dat het volledige purchase-to-pay proces, de boekhouding, onkostennota's, projectbeheer en rapportage samenbrengt. Met flexibele beoordelingsflows, een geïntegreerde webshop en uitgebreide API-koppelingen krijg je volledige grip op je financiële processen.

Purchase to Pay & inkoopsoftware

Digitaliseer je volledige inkoopketen, van aanvraag tot factuurmatching. Qobee automatiseert het purchase-to-pay proces in duidelijke fases: bestelaanvraag → goedkeuring → inkooporder → ontvangst → factuurmatching. Elke fase doorloopt configureerbare beoordelingsflows (ter voorbereiding, voor inkoopdienst, bij inkoopdienst, na inkoopdienst, definitief) zodat het juiste mandaat altijd geborgd is. Na definitieve goedkeuring wordt automatisch een inkooporder aangemaakt en verzonden.

Ontdek meer over inkoopsoftware

Bestelaanvragen

Richt bestelaanvragen in op basis van type aankoop, afdeling of mandaat. Zo doorloopt elke aanvraag automatisch de juiste fases en goedkeuringen, met minder handmatig werk voor inkoop en finance.

Inkooporders

Volg elke inkooporder van voorbereiding tot verzending in één duidelijke flow. Door vaste statussen weet iedereen waar een bestelling staat en kan de order direct vanuit Qobee naar de leverancier worden verstuurd.

Interne webshop

Laat medewerkers eenvoudig bestellen via een centrale interne webshop. Zo combineer je gebruiksgemak voor de aanvrager met meer grip op artikelen, leveranciers en bestelafspraken.

Contractbeheer

Beheer contracten centraal inclusief types, lijnen, rollen en bezoekverslagen. Tegelijk krijg je inzicht in de financiële realisatie per contract, zodat afspraken en uitgaven beter opvolgbaar zijn.

Offerteaanvragen

Start offerteaanvragen rechtstreeks vanuit het inkoopproces. Zo leg je prijsaanvragen en leverancierskeuzes vast binnen één gecontroleerde werkwijze.

Factuurmatching

Match inkoopfacturen automatisch met orders en ontvangsten. Dat versnelt de verwerking, verkleint de foutkans en versterkt de controle op uitgaven.

Artikelbeheer

Beheer artikelen centraal met catalogi, assortimentslijsten, categorieën en inkoopcondities. Zo werk je consistenter, voorkom je vervuiling in artikeldata en verbeter je de kwaliteit van bestellingen.

Voorraad & logistiek

Ondersteun het volledige voorraadproces met bestelsuggesties, magazijnbeheer, picking en leveringen. Zo houd je beter zicht op voorraadbewegingen en werk je efficiënter op de werkvloer.

HACCP-controles bij goederenontvangst

Leg bij ontvangst direct meetwaarden vast per artikel. Zo integreer je kwaliteits- en voedselveiligheidscontroles in het reguliere ontvangstproces.

Boekhouding & financiële processen

Qobee biedt een volwaardige boekhoudmodule (Financials) waarin alle boekhoudkundige transacties worden verwerkt via dagboeken (aankoop, verkoop, bank/kas, divers). Boekingen doorlopen eerst een wachtlokaal en worden na verwerking doorgezet naar het grootboek en de rekening courant. Het systeem werkt met boekjaren, boekperiodes en btw-periodes die je zelf configureert.

Dagboektypen: aankoop, verkoop, bank/kas en divers, met automatische of manuele documentnummering
Grootboekbeheer als verplichte boekingsdimensie, aangevuld met tot 10 optionele dimensies (kostenplaatsen, projecten, etc.)
Verwerken dagafschriften via Camt053-import, automatische aflettering op basis van IBAN, betaalkenmerk of extern nummer
Inkoopfactuurverwerking: inkomende facturen inboeken, beoordelen via configureerbare beoordelingsflows, matchen met inkooporders
Verkoopfacturatie: verkooporders aanmaken, factureren en verzenden via e-mail of Peppol
E-facturatie via Peppol: inkomende en uitgaande facturen digitaal via het Peppol-netwerk, inclusief automatische Peppol-registratiecontrole per klant
BTW-aangifte: beheer van btw-codes, btw-boekjaren en btw-periodes, met geautomatiseerde aangiftes (maand/kwartaal)
Vaste activa: aanmaken vanuit inkoopfacturen of investeringsregels, automatische berekening afschrijvingstabellen, boeken en tegenboeken via grootboekschema's
Betaalopdrachten & incasso: creatie van betaalopdrachten (ook met van/tot selectie op leveranciersnummer), incasso-opdrachten en bankbestandexport
Overlopende posten: periodieke kosten automatisch verdelen
Meervaluta-ondersteuning: werken met meerdere valuta's en wisselkoersen
Budgettering: budgetversies met budgetcontrole op bestelaanvragen, inkooporders en inkoopfacturen
Periodeafsluiting & audit-trail: boekperiodes blokkeren/deblokkeren, dagboeken afsluiten, volledige traceerbaarheid