Gerust Zorgcentrale kiest voor facturatie en boekhouding van Qobee

Vanuit het gemeenschappelijk doel om mensen een betere levenskwaliteit te bieden, beslisten CM Gezondheidsfonds en Wit-Gele Kruis in 2020 om de handen in elkaar te slaan. Samen richtten ze de nieuwe zorgcentrale op. Gerust biedt een uitgebreid gamma aan veilige en vernieuwende zorgondersteuningen aan met als doel mensen, die een zorg- en ondersteuningsnood hebben, te helpen zelfstandig en zelfredzaam thuis te wonen. Vandaag telt de organisatie ruim 40.000 klanten en daarmee is ze de grootste zorgcentrale van het land.    

Het personenalarm: altijd iemand die klaarstaat


De eerste dienstverlening die Gerust op de markt brengt, is die van het personenalarm. De klok rond laat het een gebruiker toe met één druk op een knop om hulp te vragen. Het alarmsignaal komt terecht bij de centrale en van daar uit wordt de nodige hulp meteen voorzien, hetzij via professionele hulpverlening, hetzij via de mantelzorgers van de klant. Het opzet is de veiligheid van zorgbehoevende mensen te allen tijde te garanderen. Het personenalarm is er zowel voor particulieren als zorgprofessionals die de alarmtoestellen kunnen huren.  

Nieuw gecentraliseerd boekhoud- en facturatiesysteem


Voor de oprichting van Gerust, boden CM Gezondheidsfonds en Wit-Gele Kruis elk apart het personenalarm aan – en dan vaak nog apart per provincie – en hadden ze elk hun eigen boekhouding. Met de oprichting van de eengemaakte zorgcentrale kwam de behoefte om één gemeenschappelijk boekhoud- en facturatieplatform op te zetten. Omdat Wit-Gele Kruis Limburg en Vlaams-Brabant al eerder samenwerkten met Qobee, en hier ook tevreden over waren, kozen CM en Wit-Gele Kruis ook voor dit project om met Qobee in zee te gaan. Na de eerste gesprekken in juli 2021 werd het project officieel opgestart. Met 1 januari 2022 als deadline voor de ingebruikname werd het een hele uitdaging waar Qobee zich graag voor inzette. In een eerste fase werd een toepasbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Dit werd afgerond eind september 2021. Vervolgens startte de inrichting van de implementatie alsook het bouwen van de nodige interfaces. 

Na maanden hard werken, werd de deadline gehaald. Een nieuw financieel systeem stond op poten. Maar wat doet het precies?

Binnen de software van de zorgcentrale worden alle gegevens van de abonnee geregistreerd. Via het Qobee platform wordt deze informatie efficiënt verwerkt en kan Gerust factureren aan haar gebruikers, vandaag zo’n 40.000. Het platform leest de data in via API’s, controleert of er eventuele kortingen van toepassing zijn waar Gerust-klanten die aangesloten zijn bij CM (eveneens via API-communicatie) en zorgt voor de distributie van de digitale facturen via mail. De verzending van de geprinte facturen worden door een externe leverancier verzorgd.

Verder volgt Qobee de betalingen op en onderhoudt het een algemene boekhouding. Hier kunnen ook steeds de nodige rapportages opgevraagd worden zoals bijvoorbeeld een rapport over het aantal abonnees per provincie en de onderliggende gegenereerde omzetten. Een must om tot de nodige inzichten te komen, op te volgen en bij te sturen waar nodig.

Tot slot was het bij de opstart ook belangrijk dat alle actieve SEPA-mandaten van de vorige inrichters van het personenalarm, overgedragen werden. Ook die switch werd door Qobee gerealiseerd.